focuslightsの満たされない日々

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Faxの誤送信対策って決定策はないのだろうか

ネットで時々「日本の会社はいまだにFaxを使っていて驚く」みたいな記事をみかけますが、かくいう私も、毎月月末ころ、Faxを利用します。

委託会社から業務報告又は成果物が「ゆうパック」で送られてきたら、ざっと目を通して、受領確認書に手書きのサイン。
で、それを先方にFaxするという定型業務です。

単なる受領確認なので、メールにしたい。と何度か先方に申し入れしているのですが・・・
こちらの受領書を根拠に、先方の営業部門は請求書を発行するとのことで、直筆サインが欲しいとのこと。
(その割には原本ではなく、Faxなのが意味不明なのですが)



昔は社内のFaxも気軽に使えたのですが、社内のバカ社員がFaxの誤送信をやらかしてしまい・・・
いまはFaxを送信するにはFax番号を2名以上で2度入力するシステムになってやたら面倒なんですよね。

私が返送するFaxには、個人情報も機密情報も記載しないようにしてもらっているので、もう少し気軽に遅らせてほしいのですが。
(送信票を、双方の会社名、担当者名と文書番号だけにしてもらい、誤送信しても機微情報漏洩にならない)

そんな中、再度別部署でFaxの誤送信が発生して、Faxの使用ルールがさらに強化されそうな気配です。

利便性を落とさずに、Faxの誤送信を防止できるようなシステムがないかいろいろと探してみたのですが・・・
Fax誤送信防止システムって、あまり効果的なものって売られていないんですね。

一番いいのは、PDFスキャン→パスワード設定→メール送信なのですが、Faxに比べ面倒だしパスワードの管理も不便。
(担当者が退社して誰も開けないPDFファイルが、共有フォルダにちらほらあります)

文書+手書きサイン(記名捺印)を安全に送信できるシステムが開発されれば、飛ぶように売れるだろうなぁ。と思うfocuslightsでした。

ところで、後日談。
Faxの誤送信をやらかした件のリスク対策委員会にて。
4月に委員が変わったのですが、偉い人の発言。

Fax送信などの単純作業を二人で実施するだけでも経費の無駄遣いなのに、二人ともが誤送信に気が付かないとは何事だ

と一喝。
おっしゃる通りですが、個人情報が流出したら、ダメージが大きいですし、実効性の無いFaxシステムを導入したのも、リスク委員会ですよね。
精神論もいい加減にしてほしいなぁ。とちょっと笑ってしまいました。